Почему необходимо планировать все

Как организовать свою работу, чтобы все успеть и при этом не перегореть — с этим непростым вопросом мы сталкиваемся каждый день в попытках найти внутренний баланс. В новой книге «Гид HBR. Как стать продуктивнее» от издательства «Альпина Паблишер» специалисты предлагают свои авторские методы и идеи на тему повышения своей продуктивности. 

Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту и основатель Real Life E Time Coaching & Training, советует начать с грамотного планирования. А ниже рассказывает, почему именно с него. 

Вы можете ненавидеть планирование, но вам все равно придется им заняться

Некоторые очень умные люди, которых я знаю, никак не могут заставить себя делать одну вещь: планировать работу. Они исключительно хорошо умеют анализировать информацию о самых разных вещах — от производственных процессов до ценных бумаг и элементарных частиц. Но когда дело доходит до управления их собственным временем или составления плана большого проекта, они всеми силами пытаются от этого уклониться. Их блестящий ум пасует перед такой задачей.

Одна из причин этой проблемы состоит в том, что эти люди намного дольше, чем все прочие, могут справляться со своими задачами безо всякого планирования. Ведь они обладают харизмой, умеют собраться, сделать очень многое за ограниченное время и в последний момент выдать достойный результат — ну или по крайней мере смогут найти способ добиться отсрочки. Если человек живет так годами, не испытывая больших проблем, у него не возникнет потребность что-то изменить.

Но если обстоятельства вдруг станут более жесткими — человек получит новую должность, и ему не будет хватать людей, или он вступит в брак, или заведет детей, — тогда жизнь без планирования и четко определенных схем в лучшем случае может стать для него слишком утомительной, а в худшем — сделать его глубоко несчастным. И в какой-то момент человек решит, что составление планов и схем стоит потраченных усилий. Основываясь на своем опыте работы с клиентами, я могу сообщить вам несколько не слишком приятных истин. Их необходимо принять, прежде чем двигаться вперед. Но когда вы их примете и сделаете планирование своей привычкой, то сможете обеспечить себе более счастливую, здоровую и продуктивную жизнь.

Планирование болезненно — по крайней мере вначале

Если ваш мозг плохо настроен на планирование, то, начав им заниматься, вы будете испытывать настоящую боль. Это все равно что приступить к тренировкам, напрягая мышцы, о существовании которых вы раньше даже не догадывались. Но по мере того, как планирование начнет входить у вас в привычку, боль будет проходить. И чем больше позитивного подкрепления вы получите, тем больше будете этим заниматься.

Вот, например, как описывает стресс и воодушевление при планировании Камиль Фурнье, которая была техническим директором Rent the Runway. Впервые начав планировать свои проекты, Камиль испытала стресс и разочарование: босс критиковал ее планы во всех случаях, когда существовала хотя бы какая-то неопределенность или риск. Он требовал, чтобы Фурнье переделала планы. «Это было ужасно, — вспоминает Камиль, — процесс вызывал у меня глубокое отчаяние и раздражение. Тем не менее в итоге мы разбили этот большой проект на удобоваримые кусочки, и я смогла успешно осуществить масштабные архитектурные изменения, практически не отступив от графика, — хотя это и было очень сложно. Я не забыла негативные эмоции, которые испытывала вначале, но я также прекрасно помню ощущение сильного воодушевления, которое в результате дало мне планирование».

В некоторых случаях планирование получается лучше, если вы занимаетесь этим не в одиночку. Подумайте о том, чтобы заняться планированием крупного проекта в команде или хотя бы с кем-то из коллег. Можно облегчить процесс, разбив поставленные на месяц цели на недельные «отрезки», если это позволяет сделать численность вашей команды и способность ее членов выполнять обязанности друг друга.

Планирование занимает больше времени, чем вам кажется (так же как и работа) 

Планирование дел на неделю занимает обычно 30–60 минут, но для планирования проектов требуется гораздо больше времени. Тому, кто не привык планировать, может показаться, что это слишком долго. Но люди, осознавшие все преимущества грамотного планирования, понимают: каждый потраченный на это час способен сделать последующие сотни часов вдумчивой работы менее напряженными и более продуктивными.

Кроме того, планируя, вы сможете понять, сколько времени на самом деле займет предстоящая работа. Вы можете расстроиться, обнаружив, что реальность отличается от ваших представлений. К тому же планирование не означает, что все у вас будет получаться строго по графику. Однако оно позволяет вам вовремя, еще на раннем этапе, увидеть, если что-то пошло не так, принять нужные меры и не зайти в тупик позже.

С планированием все обычно получается лучше

При планировании вам откроется неприятная правда о том, каких усилий вам будет стоить осуществление всего проекта или даже выполнение недельного объема работы. Вероятно, вначале вам это не понравится: ведь придется покинуть приятный воображаемый мир, где ваше время не ограничено, где вы можете выполнить разом весь объем сложной работы и сделать всех счастливыми. Но чем раньше вы узнаете истину, тем скорее обретете способность корректировать свои ожидания или привлекать необходимые ресурсы. Вы сможете уверенно устанавливать рамки и решать, что сделать сегодня, а что — завтра: ведь вы будете полностью осознавать свои возможности и приоритеты. Так вы добьетесь максимальной производительности, будете ставить себе реалистичные цели и реализовывать собственные идеи.

Планирование — как канарейка

Когда-то шахтеры брали с собой в шахту канареек: птички служили им чем-то вроде аварийной сигнализации. Если канарейки умирали, это означало, что в шахте начинают скапливаться вредные вещества и людям пора подниматься на поверхность. Планирование может быть такой же «сигнализацией»: если вы значительно отклонились от плана, значит, что-то идет не так и нуждается в коррекции. Наличие плана и постоянная сверка с ним позволит осуществлять эту коррекцию, прежде чем вы столкнетесь с большими проблемами, работая над проектом или выполняя другие обязанности.

Чаще всего те, кто не любят планировать, очень быстро перестают сверяться с планом: они считают, что все и так под контролем. В итоге они скатываются по наклонной плоскости. Придерживаться плана и корректировать свои действия в соответствии с ним не менее важно, чем получить конечный продукт, потому что это обеспечивает стабильность процесса. Если вы не будете следить за канарейкой, вероятность провала значительно возрастет — просто потому, что вы можете пропустить важные сигналы.

Планировать трудно, это не самая приятная в мире работа. Но вам придется уделять ей больше внимания. Затраченные на этапе планирования усилия сполна компенсируются увеличением продуктивности и уменьшением стресса. А самое главное — ваша деятельность будет согласовываться с наиболее важными ценностями.